5/20 新手也能上手的 Notion 管理術 — 打造最懂你的數位秘書

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講者:Notion 教學百萬部落客 牧羊妮

「效率、務實,應該可以說是我的兩大特點。」

本次梅竹黑客松非常榮幸地邀請到了 Notion 教學百萬部落客 — 牧羊妮,為大家帶來了實用的Notion入門訣竅大公開!

新手應該避免的學習地雷

牧羊妮提到,新手剛開始使用 Notion 時可能會有三大痛點:

  • 不知所措、不知道該從何下手才好

絕大部分的 Notion 新手都會碰到如標題所述的問題,而這個問題其實是來自於使用者可能沒有思考過自己「為何要使用 Notion」。

因此在使用前,會建議新手先思考使用目的以及使用上的大致架構。

  • 到處尋找 Notion 模板

新手可能會針對需求在網路上尋找別人建立好的模板進行使用,但由於每個人對同樣問題的想法、解決方式都不盡相同,因此網路上的模板很有可能並非與自己使用需求完全相符。

牧羊妮建議新手的大家仍然可以參考他人的模板,不過從頭製作起自己的模板來解決自己的問題才是最好的途徑。

  • 讓工具綁架你

「工具是要來讓我們的生活過得更簡單的,而不是變得更複雜!」

牧羊妮表示,若剛開始使用就實行太複雜、太華麗的方式,可能會讓使用 Notion 的習慣難以堅持下去,也可能因此迷失一開始「為了解決問題」的這項目的。

因此,將「能否解決自己目前的問題」定為使用 Notion 的原則,相信對於新手們會是個好的開始。

跟著牧羊妮一起實作!

本次工作坊大致分成四個部分:

Notion 基本說明

由於工作坊僅有三個小時,所以此部分是印製成講義發放給與會同學。

以下簡單整理幾項實用的基本功能:

  1. 將文字反白後,文字上方便會出現如 Word 的功能快捷鍵
  2. 在文字區打上「/」便能開啟功能表,功能如列點、分區等等。
  3. 頁面左上角的 Quick Find 會是你資料管理的好幫手!
  4. Ctrl + Shift + L 就可以任意切換背景顏色囉 ( 白 / 黑 )
  5. 按住 Alt 並拖拉你所選取的文字或區塊就能快速複製!

Notion 資料庫教學-學習筆記

Notion 內建有 6 種視覺化呈現資料的功能,且每一筆資料都可根據自身需求在不同種類的視覺化形式中互相切換。

表格 (Table)

分成內嵌式表格和整頁式表格,由於 Notion 在分割資料方面相較於合併資料容易,因此若是要使用表格管理龐大的資料,建議使用整頁式表格!

行事曆 (Calendar)

若是表格中有使用的時間的欄位,可以轉換成行事曆的形式,可將表格中的其他欄位根據需求去決定是否需要呈現在行事曆上。

時間長條圖 (Timelines)

如果是有在進行活動專案,將專案內的細項用時間長條圖規劃是一項很好的選擇,可以明確地的把流程顯示分別顯示。但如果後期專案細項雜務越來越多,時間長條圖就會顯得雜亂而難以找到重點,這時可能就需要思考要轉換成別種視覺化形式來呈現。

看板 (Board)

若是要進行旅遊規劃的話很推薦使用看板,可以根據不同分組 (Group) 去顯示該分組的內容。例如,使用行程分類就能顯示出旅行中每一天分別有什麼行程;若是使用費用分類,就可以得到不同細項費用計算的呈現。此外,看板支援圖片顯示,可以讓規劃更顯精彩!

圖庫 (Gallery)

可以插入不同圖片,用於活動呈現是個好選擇!

列表 (List)

會議記錄或文章管理都很適合使用列表,可以針對是否有PPT連結去呈現。

總結而言,若需管理的資料符合某些情形,所對應的適用視覺化模式如下:

  1. 不太確定要選哪種形式:表格
  2. 和時間有很大關聯:行事曆、時間長條圖
  3. 需要插入圖片、與圖片相關:看板、圖庫
  4. 適合用標題管理:列表

Notion 關聯關係&匯總-年度計畫&每日行動

Q:如何將不同表格相互串接在一起了?

A:Relation 是你的最佳選擇!

不同的資料庫都可以透過 Relation 的選擇去和其他資料庫建立關聯,更動其內容也會同時在有關聯的資料庫中呈現,因此很適合用於年度計畫&每日行動這類彼此關聯性高的規劃。

Q&A時間

Q:若是狀態不好的情形下,代辦清單上的事情多未完成,要如何動態變化自己的行程呢?

A:在代辦清單中一定要放入「休息」這項事情,不建議將整天的時間都排滿工作事項。若狀態不好也不用強迫或過於苛責自己,將代辦事項放到下個可執行的日子即可。

Q:代辦清單中設計 Review 的功用是什麼?

A:我們很常將事情完成,卻沒有安排時間去對這些完成的事項進行好好的回顧,可以用來檢視自己的目標、工作進展是否有需要改進的部分,這樣在規劃未來時就可以有此根據來進行更好的安排,是能提升生產力的好習慣!

Q:代辦清單中設計 Frog 的功用是什麼?

A:有一本時間管理的書名叫「先吃青蛙」,通常青蛙不是會讓人想第一樣先吃它的動物,這裡是比喻事情中不會想先做、容易拖延到的部分。因此「先吃青蛙」是指將待辦事項內最容易拖延的事情先完成,是一種時間管理的法則。

Q:是否有一些給大學生的建議呢?

A:「成不成功,要由自己定義、自己負責。」很多時候我們做事情會受限於社會給我們的既有框架,而非做自己真正所喜歡、所想要的事。因此在做任何選擇時,不妨傾聽自己的心聲,自己定義自己的成功。若靠自己選擇了某條道路,也就自己承擔責任。

Q:覺得大學生必做的幾件事情是什麼呢?

A:第一個必做的事情是學好英文,學習並不局限於學校內,因此有好的外語能力能讓人有辦法學習、吸收世界各式各樣知識;第二件必做的事情就是必玩,建議在現在這個年紀真的可以想做什麼就去做。隨著年齡的增長,嘗試新事物時會因為需要考慮的點也會加,導致機會成本越來越高。因此,趁著失敗的機會成本低、不用考慮太多時就去做;最後一項必做的事情則是必享受,出了社會後會發現,社交已變得不如學生時期如此單純,因此建議趁現在還是大學生時,好好享受交友單純的快樂!

講者:牧羊妮

紀錄:黃姿淯

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